Бизнес-анализ с помощью Excel 2000

Об авторе

Конрад Карлберг (Conrad Carlberg) — президент корпорации Network Control Systems, Inc., которая занимается разработкой программного обеспечения для статистического прогнозирования и предоставлением консультаций. Он получил докторскую степень в области статистики в Университете Колорадо и стал трехкратным обладателем премии Microsoft Excel’s Most Valuable Professional. Конрад Карлберг проживает в шт. Колорадо, неподалеку от Денвера.

Введение

Добро пожаловать в Бизнес-анализ с помощью Excel! Эта книга отличается от большинства других, посвященных Excel (с которыми вам, возможно, доводилось встречаться), тем, что в ее основе лежит самое важное для каждого из нас — деньги.

Рекс Стаут как-то написал: "Вся бухгалтерия состоит из двух основных операций: сложения и вычитания". Эти слова особенно пришлись мне по душе, когда я размышлял над темой этой книги. Мне хотелось объяснить, как получить максимальную прибыль с помощью всего лишь двух, упомянутых Стаутом, операций.

Прибыль — это, конечно, не просто доход. Я не смогу научить вас делать деньги — этому нельзя научиться, если этого не дано, — не стану предлагать вам и азбучные истины из начального курса экономики. Я решил написать такую книгу, чтобы любой человек, занимающийся бизнесом, мог использовать ее в качестве справочного пособия по всем вопросам, начиная с основных финансовых процедур, например с главной книги и декларации о доходах, и заканчивая работой вроде контроля качества и принятия решения об инвестициях (например, анализ деловых предложений (бизнес-ситуаций)).

Кроме того, я хотел, чтобы в центре этой книги была самая популярная программа электронных таблиц — Microsoft Excel (ее последняя версия Microsoft Excel 2000). Поэтому каждая глава книги Бизнес-анализ с помощью Excel содержит информацию о различных задачах и процедурах бизнеса, а также о том, как лучше применять Excel в определенной ситуации.

Здесь вы обнаружите ссылки на многие функции и возможности Excel, которые, вероятно, уже использовали в повседневной практике. Вы найдете также рассуждения об инструментах, которыми никогда не пользовались или о применении которых в бизнес-анализе никогда не задумывались.

В конце концов, никто не в состоянии изучить абсолютно все возможности такого приложения, как Excel. В одной из групп новостей, посвященной Excel, кто-то из подписчиков задал вопрос о том, как вводить в ячейку рабочего листа число, чтобы программа интерпретировала его как текст (это совершенно простая операция). Удивительно, но данный вопрос был задан одним из самых опытных, самых известных и изобретательных специалистов по Excel. Я полагал, что эта тема была поднята исключительно для начинающих пользователей, но выяснилось, что автор вопроса действительно не знал, как на него ответить.

Так что каждый из нас чего-нибудь не знает. Поэтому цель этой книги — помочь восполнить те пробелы, которые могли остаться в ваших знаниях с тех пор, как вы прослушали курс по организации бизнеса или научились работать с электронными таблицами.

В этой книге рассматриваются наиболее типичные ситуации, с которыми приходится сталкиваться ежедневно. Каждый пример начинается с обсуждения самой проблемы: почему она считается таковой и какое решение принесет наибольшую выгоду компании. Затем приводится как минимум один способ решения проблемы с использованием программы Excel как основного инструмента. Цель примера — сделать так, чтобы вы мысленно поставили себя в описываемую ситуацию, обдумали ее, а затем попробовали применить предложенное решение в реальной жизни при возникновении аналогичной проблемы.

Как построена эта книга

Если в своей работе вы столкнетесь с нестандартной или затруднительной ситуацией, откройте оглавление книги Бизнес-анализ с помощью Excel, найдите подходящий раздел и прочитайте о том, как можно исправить положение с помощью инструментов Excel. Чтобы облегчить поиск, мы разделили книгу на четыре части.

• Финансовый отчет и его анализ. В этой части описываются основные финансовые понятия и инструменты (например, отчеты о доходах, баланс, движение денежных средств и анализ коэффициентов).
• Финансовый контроль и планирование. В данной части рассматриваются методы управления бюджетом, в частности план финансовой деятельности, прогноз и процедуры контроля качества, включая измерение параметров производственного процесса и анализ погрешностей.
• Инвестиционные решения. В главах этой части описан анализ деловых предложений и планирование прибыли. Здесь же рассматривается стратегия структурирования и проверки деловых предложений, а также методы расчета степени риска, связанного с вводом нового направления деятельности в бизнесе. Кроме того, одна из глав этой части посвящена фиксированным активам, которые обычно представляют собой самую большую часть капиталовложений компании.
• Продажи и маркетинг. Здесь речь пойдет об анализе сбыта, о калькуляции себестоимости и ценообразовании, об анализе прибыли.

Вам не обязательно читать всю книгу целиком, вы можете обратиться к той теме, которая интересует вас больше всего, и применить полученную информацию на практике. По этой причине некоторые советы и рекомендации по использованию Excel повторяются (в краткой форме) довольно часто. И в каждой главе вас ждут подробные (шаг за шагом) описания работы с инструментами Excel.

Особое искусство: имена и формулы массива

Случалось ли вам когда-нибудь работать с чужими рабочими листами? А, может быть, вам доводилось возвращаться к листу, выполненному собственноручно несколько месяцев (а то и лет) назад и ставшему теперь совершенно непонятным, поскольку вы напрочь забыли, какими соображениями руководствовались при его создании?

Спорю на что угодно, случалось что-нибудь в этом роде.

Основная проблема, которая сопровождает в целом аккуратно оформленные рабочие листы, заключается в том, что авторы часто не документируют их. Взгляните на такую формулу:

=ЕСЛИ(И(B12<3000;A12<5);C14*D14*0,05;C14*D14*0,075)

Не меньше 15 минут понадобится вам для того, чтобы понять, для чего предназначена эта формула, даже если вы знаете основное назначение таблицы. Но если бы автор проявил предусмотрительность и записал эту же формулу в виде:

=ЕСЛИ(И(ГодДоход<3000;ГодПринятия<5);Кол_во*Цена*МинКомис;Кол_во*Цена*МаксКомис)

то для ее понимания вам бы потребовалось не больше 15 секунд.

Совсем не трудно понять, что по этой формуле вычисляется:

"Если в течение этого года доходы данного сотрудника были меньше $3 000 и этот сотрудник был принят на работу меньше, чем 5 лет назад, то прибыль от суммы, получаемой в результате реализации, ниже получаемых им комиссионных; в противном случае прибыль от суммы — выше комиссионных."

Поэтому, для того чтобы ваша формула была понятной без дополнительных объяснений, я настоятельно рекомендую присваивать имена ячейкам, диапазонам и константам Excel. С таким подходом вы встретитесь повсюду в этой книге, так что усвойте его; если здесь недостаточно подробно рассказывается о том, как присваивать имена, обратитесь к руководству пользователя или к справочной системе.

Присвоение имен

Чтобы присвоить имя ячейке или диапазону, вначале выделите ее в рабочем листе. Затем выберите команду ВставкаИмяПрисвоить и введите нужное имя в поле Имя. Существует и более быстрый способ: выделив ячейку или диапазон, щелкните в поле имен (оно находится непосредственно над заголовком столбца А и слева от кнопки со стрелкой вниз), введите имя и нажмите клавишу <Enter>.

Чтобы присвоить константе имя типа МинКомис, выберите команду ВставкаИмяПрисвоить и введите имя константы в поле Имя. Затем в поле Формула введите значение, которое хотите присвоить константе. Для определения константы поле имен использовать нельзя.

Еще одно преимущество использования имен вместо адресов ячеек или диапазонов состоит в том, что при создании формул вы можете вводить в них эти имена. Составляя формулу, следует воспользоваться командой ВставкаИмяВставить и выбрать нужное вам имя в списке Имя диалогового окна Вставка имени. При этом вы сокращаете время набора и сводите к нулю вероятность ошибок при вводе имени. Удобно и то, что вам не нужно запоминать задаваемые имена: все они находятся в этом списке.

Выбирая имя для диапазона или константы, можно пользоваться и прописными, и строчными буквами, например: ОбщаяЗадолженность. Такое написание значительно облегчает прочтение имени (сравните с Общаязадолженность). При этом не рекомендуется употреблять только прописные буквы. Прописными буквами традиционно пишутся названия функций Excel (например, СУММ или СРЗНАЧ), поэтому, если вы станете использовать этот принцип для присвоения имен, путаница неизбежна.

Применение формул массивов

Многие из формул, о которых идет речь в книге Бизнес-анализ с помощью Excel, представляют собой особый тип формул Excel, называемых формулами массива. Формула массива содержит в себе массив значений или ссылку на массив ячеек, например:

=СУММ(ЕСЛИ(ОСТАТ(ДиапазонЛиста);2)=0;ДиапазонЛиста))

Эта формула суммирует значения в диапазоне рабочего листа ДиапазонЛиста в том и только в том случае, если он состоит из ряда четных чисел. Чтобы правильно ввести формулу, требуется специальная комбинация клавиш: <Ctrl+Shift+Enter>. Выполняется она так: нажмите клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, нажмите <Shift>; удерживая нажатыми обе клавиши, нажмите <Enter>; отпустите все три клавиши.

Если в строке формул выражение заключено в фигурные скобки — это верный признак того, что Excel интерпретирует вашу формулу как формулу массива. Например, формула, с которой мы встречались выше, в строке формул принимает следующий вид:

{=СУММ(ЕСЛИ(ОСТАТ(ДиапазонЛиста);2)=0;ДиапазонЛиста))}

Не вводите фигурные скобки вручную! Если вы это сделаете, Excel будет интерпретировать вашу формулу как текст.