Об авторах
Патрик Блатнер (Patrick Blattner) вот уже 12 лет является пользователем Excel. После окончания университета Северной Луизианы, он работал в золотодобывающей промышленности, а затем открыл свое дело в области разработки товаров, где получил специальный патент полезности (Utility Patent), и наладил производство в Китае. И, наконец, последние четыре года он работает в области программного обеспечения и является членом Академии интерактивных искусств и наук (The Academy of Interactive Arts and Sciences). В данный момент Патрик Блаттнер работает в компании Disney Interactive. Его адрес электронной почты: [email protected], по Web-адресу www.Blattnerbooks.com можно найти его Web-страницу.
Лори Ульрих (Laurie Ulrich) уже более десяти лет занимается обучением компьютерным наукам в различных университетах и корпоративных центрах США. Кроме того, она владелица фирмы Limehat & Company Inc., которая занимается разработкой технической документации, подготовкой специалистов по программному обеспечению, созданием Web-страниц и поддержкой Web-узлов. Основная задача фирмы — помощь различным организациям в преодолении страха перед компьютерами и решение проблем, возникающих при компьютеризации бизнеса. За последние два года Лори написала нескольких книг, вышедших в издательстве Macmillan Computer Publishing. Ее адрес электронной почты: [email protected], а Web-адрес ее Web-страницы: www.limehat.com.
Кен Кук (Ken Cook) с 1989 года занимается собственным консалтинговым бизнесом в Нью-Джерси. Его фирма специализируется на разработке дополнений к Microsoft Office и на продаже программных средств автоматизации. До того как начать собственное дело, Кен пять лет проработал в Prince Manufacturing. Он закончил университет в Сиракузах, где получил степень бакалавра по маркетингу. Кроме того, что Кен является автором учебников, он также составляет программы для курсов обучения клиентов его фирмы.
Тимоти Дик (Timothy Dyck) занимается использованием, поддержкой и разработкой приложений под Microsoft Office с 1984 года (с момента появления первой версии Microsoft Word для DOS). Он получил ученую степень в университете г. Ватерлоо, Канада, в области кибернетики и является сертифицированным системным инженером Microsoft. В настоящий момент Тимоти Дик — редактор еженедельника PC Week Labs и специализируется на базах данных и инструментах разработки сетевых приложений.
Посвящения
Посвящаю эту книгу моим замечательным родителям Биллу и Донне, старшим братьям Скотту и Крису и благодарю их за поддержку.
Патрик Блатнер
Я посвящаю свою часть книги любимой тетушке Лили Ульрих. Вряд ли она поймет, о чем эта книга, однако уже то, что мое имя написано на обложке, ее очень порадует. Лили, я люблю тебя и очень по тебе скучаю. До встречи.
Лори Ульрих
Введение
Данная книга, Использование Microsoft Excel 2000. Специальное издание, является всеобъемлющим и полезным пособием по использованию Microsoft Excel 2000 — наиболее мощной и полной по своим возможностям программы электронных таблиц.
В книге, написанной командой талантливых авторов, отражается их опыт десятилетнего практического использования электронных таблиц Excel.
Независимо от того, планируете ли вы использовать данную книгу как пособие для решения практических задач или для ознакомления с новыми возможностями Excel 2000, либо собираетесь прочесть ее от корки до корки, было бы желательно, чтобы вы имели определенный опыт использования Excel предыдущих версий. Однако она будет полезна и новичкам, поэтому первые главы написаны с целью ознакомления читателя с базовыми концепциями электронных таблиц и основами самой программы Excel.
Новые возможности Excel 2000
Чтобы на свет появилась Excel 2000, предыдущая версия программы подверглась значительным доработкам. Часть нововведений являются общими для всего пакета Office, другие возможности были разработаны именно для Excel.
Все новые возможности и усовершенствования, которые появились в Excel 2000, можно условно разбить на несколько категорий.
- Реальная ориентация Excel на Internet выразилась в появлении новых средств создания HTML-документов и их публикации в локальных и глобальных сетях. Кроме того, появились инструменты для совместной работы над общими документами в сети.
- Средства анализа данных включают ряд нововведений, в частности, сводные таблицы получили возможность автоматического форматирования и построения сводных диаграмм, а также возможность выполнения анализа данных, сохраненных в формате HTML. Благодаря усовершенствованию процедуры построения запросов упрощен доступ и облегчена работа с базами данных.
- Возможность доступа к корпоративным данным позволяет создавать сводные таблицы OLAP и использовать технологии OLE DB и ODBC для доступа с помощью Excel к базам данных SQL-сервера.
- Компоненты пакета Office, предназначенные для работы в Internet, позволяют управлять объектами Excel (рабочими листами, диаграммами, сводными таблицами) посредством Internet-броузера.
- Улучшения, касающиеся пользовательского интерфейса включают новые типы указателей мыши, улучшенные инструменты построения диаграмм, усовершенствованное средство автозаполнения и поддержку дат после 2000-го года.
- Усовершенствованный буфер обмена позволяет хранить одновременно до 12 фрагментов из любого приложения пакета Office 2000.
- Денежный формат включает новую валюту евро, предлагая для нее символ и код ISO.
- Еще одно новое средство во всех приложениях пакета Office 2000 заключается в комбинировании стандартной панели инструментов и панели инструментов форматирования в одну общую панель, расположенную в одной строке.
Как организована эта книга
Книга Использование Microsoft Excel 2000. Специальное издание разделена на логически упорядоченные части. Это упрощает поиск нужных сведений и позволяет эффективнее организовать работу с программой Excel.
- Часть I. Основы
Главы 1 и 2 познакомят читателей со средой Excel и процессом создания рабочих листов. Хотя данная книга предназначена для пользователей, уже имеющих определенные навыки работы с Excel, начинающие пользователи извлекут много полезного из данных глав, так как материал, собранный в них, является основой для дальнейшей работы с программой. - Часть II. Редактирование рабочего листа
В главах 3 – 5 описаны стандартные процедуры выделения, редактирования и удаления данных на рабочем листе, а также представлены методы использования буфера обмена для копирования и перемещения содержимого листов. Рассмотрены средства для перемещения и копирования частей рабочих листов и присвоения им имен. - Часть III. Форматирование и печать рабочих листов Excel
В главах этой части вы узнаете, как применять средства форматирования, инструменты рисования и графические элементы для создания грамотно и профессионально оформленных таблиц данных. В главе 9 описан процесс вывода на печать отдельных диапазонов данных, целых рабочих листов и всей рабочей книги. - Часть IV. Использование формул и функций
Главы 10 – 12 рассказывают о подлинной сердцевине любой программы электронных таблиц — формулах и функциях. Прочитав эти главы, вы научитесь создавать собственные формулы и использовать имена диапазонов совместно со встроенными функциями Excel. Материал этой части начинается с описания азов построения формул и применения функций, далее представлены инструменты и средства, которые помогут создать любую нужную формулу. - Часть V. Создание и использование диаграмм
Материал глав 13 – 16 — это всеобъемлющий обзор всех заслуживающих внимания инструментов Excel для работы с диаграммами. Начав с построения простых гистограмм и круговых диаграмм и дойдя до методики наложения нескольких диаграмм, вы научитесь определять, какой тип диаграмм наилучшим образом сможет отобразить данные каждого конкретного типа, как управлять видом диаграмм и их содержанием для наиболее эффективного представления информации. В главе 16 вы изучите профессиональные приемы создания диаграмм, выделяющихся как своим внешним видом, так и содержимым, представляющих сложные данные в доступной форме. - Часть VI. Анализ и управление данными
В главах этой части внимание сосредоточено на средствах анализа данных и способах управления данными. Вы узнаете, как создать базу данных, редактировать, сортировать списки и отобразить только отдельные записи с помощью фильтров, как создавать отчеты, наилучшим образом отображающие имеющиеся данные. Показано, как воспользоваться новыми усовершенствованными возможностями сводных таблиц и диаграмм для анализа данных. Описана автоматизация рабочих листов с помощью элементов управления, превращающих Excel в программу управления проектами. Рассказано о средствах пакета анализа Analysis ToolPak и инструментах решения простых и сложных деловых задач. - Часть VII. Инновационные методы использования Excel
В главах 23 и 24 описаны новые нетрадиционные пути использования Excel. Вы узнаете о построении динамических диаграмм Ганта для отслеживания и управления последовательностью событий, о применении инструментов рисования при построении специальных диаграмм для анализа рынка и планирования бизнес-стратегий. По мере изучения способов комбинирования и совместного использования инструментов Excel вы начнете постигать подлинную мощь и гибкость Excel 2000. - Часть VIII. Интеграция Excel с другими приложениями
В главах данной части показано, как использовать данные Excel в документах, презентациях и таблицах других приложений и как использовать содержимое документов Word, PowerPoint или Access в рабочих листах Excel. В главе 26 детально рассмотрены возможности доступа Excel к базам данных и получения данных из Internet. Вы узнаете о создании запросов и получении данных из Access и других баз данных. Глава 27 знакомит с новой технологией OLAP, а также с созданием и применением сводных таблиц OLAP. Вы воспользуетесь мастером куба OLAP для создания и использования кубов OLAP для быстрого доступа к данным и их анализа в автономном режиме. - Часть IX. Настройка и автоматизация Excel
В главах с 28 по 31 рассмотрены возможности настройки рабочей среды Excel в соответствии с запросами пользователя — начиная от изменения установок, используемых по умолчанию, до написания и редактирования макросов и организации совместной работы с другими пользователями в локальной сети или в Internet. - Часть X. Приложение
Приложение А — это всеобъемлющий справочник по функциям, который предоставляет необходимую информацию для применения встроенных функций Excel.
Изображения кнопок инструментов
Всякий раз, когда существует относящееся к описываемой процедуре кнопка инструмента, будет приведено ее изображение рядом с соответствующем текстом. Это поможет найти кнопку на панели инструментов, запомнить ее местонахождение и выполняемые ею функции.
Комбинации клавиш
Если для запуска команды можно воспользоваться комбинацией нескольких клавиш, такие сочетания приводятся в угловых скобках, а клавиши объединены знаком +, как, например, <Ctrl+Home> для перехода в ячейку A1, или <Ctrl+Р> для открытия диалогового окна Печать. Чтобы воспользоваться комбинацией клавиш, нажмите первую из них и, удерживая ее нажатой, нажмите вторую. (В комбинациях клавиш <Ctrl+буква> не имеет значения, какая раскладка клавиатуры используется, т.е. комбинации <Ctrl+Р> при английской раскладке клавиатуры и комбинация <Ctrl+З> при русской произведут одно и тоже действие — откроют диалоговое окно Печать. Поэтому в книге для единообразия будем использовать комбинации клавиш при английской раскладке клавиатуры, тем более что именно в таком виде они приведены в справочной системе Excel. — Прим. ред.)
Шрифты
По всей книге использовано множество различных начертаний шрифтов, каждый из них предназначен для привлечения внимания к тексту особого рода.
В конце большинства глав в разделе "Excel на практике" приводятся примеры использования описанных средств и возможностей для достижения большей функциональности, наглядности и эффективности использования рабочих листов. Такие примеры совместно с сопутствующими копиями экранов служат наглядными примерами использования теории в практической работе с программой Excel.
Открыть