Об авторах
Эд Ботт (Ed Bott) за свою 12-летную карьеру журналиста написал много известных и популярных книг, ставших сегодня бестселлерами. Главный редактор журнала PC Computing, Эд правдиво освещает в нем каждый новый программный продукт Microsoft, начиная с новой версии Windows и заканчивая приложениями пакета Office. В журнале он отвечает за ежемесячную рубрику NT Update. Поступив на работу в издательство PC Computing в 1991 году в качестве редактора, он уже в 1993 году стал его главным редактором. До 1991 года Эд занимал должность заместителя главного редактора в популярном компьютерном издании PC World. Если вы уже знакомы с книгами Эда (издавались в Que), то несомненно захотите приобрести еще одну. Он дважды получал главный приз Computer Press Award, а вместе с Вуди Леонардом (Woody Leonard) выиграл престижную награду Jesse H Neal Award за разработку и издание серии книг Windows SuperGuide, которой он занимался, работая в PC Computing. Он проживает в одном из немногих нетронутых цивилизацией уголков Аризонской пустыни вместе со своей женой и двумя избалованными толстыми котами.
Вуди Леонард (Woody Leonard) называет себя "знатоком Office" и это действительно так; 15 (или даже 16) книг, вышедшие под его редакцией, в основном посвящены программным продуктам из состава пакета Office. Наибольшую популярность он приобрел после издания книги Woody's Office POWER PACK, в которой описан пакет дополнительных утилит WOPR 2000 Pack, разработанный при его непосредственном участии. Кроме того, Вуди отвечает за выпуск еженедельной рубрики Woody's Office Watch, бесплатно рассылаемой по электронной почте, в которой он знакомит читателей с последними программами Microsoft. Сегодня он занимает ответственную должность заместителя главного редактора популярного компьютерного издания PC Computing, где на протяжении долгих лет сотрудничает с Эдом Боттом. Его книги шесть раз получали награду Computer Press Award, а написанные в соавторстве с Эдом — два раза удостаивались награды American Business Press Association. Борец за права человека в Тибете, Вуди проживает на одной из вершин гряды Коллорадских гор.
Специальные благодарности
Дэвиду Карлинсу (David Karlins), написавшему главы, посвященные программе Publisher и средствам Web-дизайна. Среди книг, в написании которых он принимал участие: How to Use Microsoft Publisher 97, Sams Teach Yourself FrontPage 98 in a Week, Wild Web Graphics with Microsoft Image Composer и Sams Teach Yourself CorelDraw! 9 in 24 Hour. Его собственную Web-страницу вы можете найти на узле www.ppinet.com.
Бреди П. Меркелю (Brady P. Merkel), директору отдела развития технологий Internet в международной телекоммуникационной компании в Мельбурне (шт. Флорида), ставшему соавтором многих книг по Internet.
Келли Мардок (Kelly Murdoсk) (murdock@itsnet.com), профессиональному Web-дизайнеру, работающей в сфере образования. Кроме того, она активно участвовала в написании многих книг, посвященных программам создания Web-страниц, среди которых: 3D graphics and VRML2, Dynamic Web Publishing и HTML 4 Unleashed. Она также принимала участие в создании детского образовательного узла http://www.animabets.com.
Дугу Клиперту (Doug Klippert) — независимому консультанту, проживающему в городе Тахома (шт. Вашингтон). Он входит в состав групп MCSE и MOUS (Expert Microsoft Office Users Specialist), специализируясь на таких приложениях, как Word, Excel и PowerPoint. Изучать Word и Windows Дуг начал еще в далеком 1991 году, став сегодня настоящим экспертом в этих и многих других программах.
Введение
Кажется недалеким то время — несколько десятков лет назад, — когда люди могли обходиться без компьютеров. Мысленно переместимся в 1990 год, год начала развития и бурного всплеска Internet. Именно тогда Microsoft решила все свои самые популярные программы соединить в один пакет — Office. Интерфейс отдельных программ, которые входили в состав первого пакета Office, состоял всего лишь из нескольких панелей инструментов и строки меню. Пакет представлял собой решение "четыре в одном", а его дистрибутив распространялся на дискетах.
Три последующие версии Microsoft Office стали настоящими бестселлерами в своем классе, заняв на рынке бизнес-программ первое место. За время своего существования Microsoft продала свыше 70 миллионов лицензий на использование Office различных версий. В Office 2000 наконец проведено обещанное интегрирование новых программ, изменен внешний вид некоторых панелей инструментов; методы работы и настройки приложений остались практически теми же — вы с легкостью перейдете к использованию новых версий старых программ.
Следует признать, что, как это ни печально для его разработчиков, Office 2000 грешит также упущениями и недоработками. Некоторые из его средств функционируют не так, как это анонсировалось, а отдельные элементы интерфейса несколько неудобны, что не вызывают у пользователей ничего кроме расстройства. Но, наряду с недостатками, Office обладает и целым рядом преимуществ — например, доработаны программы Word и Excel — самые ранние и популярные приложения пакета.
Чем больше вы узнаете о Office, тем больше удивляетесь его возможностям. Чего только стоит использование во всех приложениях своего языка программирования — Visual Basic for Application (VBA), который позволяет автоматизировать процедуры выполнения операций форматирования документов, внешний вид которых зависит только от вашей фантазии и ничего больше. Office 2000 также содержит удобные средства работы в Internet, которые поддерживают большинство признанных стандартов и спецификаций. С их помощью World Wide Web не будет казаться пользователям далекой и недоступной, как это было десять лет назад, на заре развития Internet.
Ознакомившись со всеми изменениями, проведенными компанией Microsoft над своим детищем, авторы посчитали, что нет необходимости изменять предыдущее издание; книга Использование Office 2000. Специальное издание, которую вы держите в своих руках, построена на совершенно новом материале. В ней отображены только последние данные о программах Office 2000.
Для кого предназначена эта книга
Если вам необходимо справочное пособие по Office 2000, в котором находились бы краткие и полные ответы на все ваши вопросы, а также удобные ссылки на необходимый материал, то эта книга написана именно для вас.
Как и другие книги Издательского дома "Вильямс", эту книгу серии Использование... стоит рассматривать как полное пособие, рассчитанное на пользователей, работающих в сфере бизнеса, как профессионалов, так и начинающих. Предполагается, что читатели уже знакомы с основными методами работы в Windows и Web, а также с программами предыдущего пакета Office. Несомненно, Office — это часть повседневной жизни многих читателей; именно для них и создана эта книга. Настоящее издание ориентировано не на "чайников", а на пользователей, которые в своей работе хотят добиться максимума производительности, используя для этого всевозможные средства Office. Доверьтесь этой книге: программные продукты Microsoft оснащены могучими инструментами и средствами взаимодействия приложений, полного описания которых вы не найдете даже в справочной системе Office 2000.
Все приведенные ниже инструкции и рекомендации предоставлены специалистами высокого уровня, которые на протяжении многих лет работают с программами Office. В книге не умалчивается о недоработках в Office 2000 и о возникновении конфликтов; все изложено именно так, как оно есть на самом деле — с реальными примерами и советами по устранению неполадок, а также ссылками на более полные источники.
Книга построена как последовательный справочник, в котором одна программа описывается после другой. В ней описаны возможности Office, которые не приведены ни в одном подобном пособии, — описание программ, советы о выполнении простых операций и горячие клавиши вы найдете в любой другой книге. Настоящая же книга устроена так, что позволяет быстро отыскать в ней ответ на возникший вопрос, выполнить текущую операцию и сразу же приступить к выполнению следующей задачи. Сегодня не существует ни одного подобного издания: энциклопедически полного, доступного и простого одновременно. Вы можете не согласиться, но более полного издания, содержащего описание всех программ Office 2000, вам, пожалуй, не удастся найти.
Если вы используете Office практически каждый день, то эта книга станет полезной с самого первого дня после ее приобретения. С ее помощью вы всегда будете приходить домой вовремя, не засиживаясь долго на работе, решая очередную сложную задачу.
Как организована книга
Книга состоит из 11 частей. Каждой из семи программам Office 2000 посвящена отдельная часть. (Восьмая программа — PhotoDraw, описана в той же части, что и FrontPage; ей отведена всего одна глава.) Перед тем как приступать к изучению возможностей отдельных приложений, настоятельно рекомендуется ознакомиться с общими методами работы во всех программах, приведенными в нескольких первых частях книги.
Часть I посвящена основным методам работы в приложениях Office 2000, включая настройку интерфейса. При первом открытии и сохранении документа вы будете приятно удивлены изменившимся видом диалоговых окон открытия и сохранения документов. В этой части вы получите исчерпывающие рекомендации и инструкции об их настройке, так что вы с легкостью отыщете необходимые файлы. О том, как удалить или изменить параметры раздражающего вас Помощника Office, — тоже в этой части, в главе 6.
Предыдущие версии Office включали неполноценные средства Web-дизайна. В отличие от своих старших братьев, Office 2000 "до зубов" оснащен инструментами форматирования документов HTML. В части II вы найдете полные инструкции о создании, изменении и размещении готовых Web-страниц, используя для этого исключительно средства Office и никакие другие.
В части III речь пойдет о наиболее популярной программе из пакета Office — Word. В ней описаны как методы настройки интерфейса программы (среди них новые, доступные только в Word 2000), так и методы создания и форматирования текстовых документов. Изучив ее, вы значительно повысите свой уровень знаний в этой области, а также научитесь автоматизировать процедуру создания стандартных документов.
Часть IV расскажет об инструментах программы Excel, предназначенной для создания электронных таблиц и диаграмм. Вы будете удивлены всеми возможностями этой программы, среди новых отметим добавление данных с помощью перетаскивания строк и столбцов непосредственно в область диаграммы. Внимательно ознакомьтесь с приведенными в книге примерами. В этой части вы познакомитесь с функциями Excel и узнаете, какие из них используются часто (и поэтому их следует запомнить), а какие вам вовсе не потребуются (поэтому не стоит на них тратить свое драгоценное время). Если вы в предыдущих версиях Excel привыкли работать со сводными таблицами (и диаграммами, построенными на их основе), то глава 25 написана именно для вас. Вне всякого сомнения, в ней вы найдете много нового и полезного. Кроме того, в этой части описаны методы создания защищенных рабочих листов и форм, используемых для ограничения доступа к данным со стороны ваших любопытных коллег.
Outlook — это комплексная и сложная программа. После ознакомления с ее слегка необычным для программ Office интерфейсом вы научитесь планировать контакты, работать с календарем и выполнять намеченные задачи, а также отправлять и принимать почтовые сообщения. В части V описаны методы выполнения всех перечисленных выше операций. Outlook поможет вам быстро просматривать и отсылать почтовые сообщения, отфильтровывать ненужную почту и напомнит вам в нужный момент о предстоящем событии, так что вам не придется в очередной раз опаздывать на совещание или день рождения.
Изо всех программ Office именно PowerPoint — самое эффектное приложение. В части VI описаны его инструменты и средства, а также приведены инструкции об их использовании. С помощью PowerPoint вы создадите практически любую презентацию, которую вам подскажет ваша фантазия, начиная с простой аудиенции и заканчивая сложным проектом, впоследствии размещаемым в Web.
Access — вот где сосредоточен весь творческий и производственный потенциал Microsoft. Ознакомившись с частью VII, вы узнаете все об этой программе управления базами данных — научитесь создавать таблицы, формы, отчеты, а также использовать простые (и не совсем) запросы, с помощью которых проводится отбор и поиск данных. Дополнительно в этой главе описаны методы автоматизации повседневных задач, выполняемых без привлечения средств программирования.
Хотя Publisher впервые вошла в состав пакета Office, она сразу же стала полноправным его членом. Ее описание вы найдете в части VIII. Если вы знакомы со стандартными программами Office и совсем не знаете возможностей Publisher, тогда не поленитесь и тоже уделите ей внимание. Будьте уверены, она не раз пригодится вам.
Приложение FrontPage уже заслужило внимание многих пользователей и в особой рекламе, пожалуй, не нуждается. Оно пригодится как для новичков, так и профессионалов Web-дизайна. Хотя программа FrontPage также первый раз включена в пакета Office и элементы ее интерфейса покажутся пользователям незнакомыми, каждый, кто собирается посвятить себя Web, просто обязан изучить все ее возможности. В части IX приведено описание не только FrontPage, но и еще одного новичка пакета Office — утилиты PhotoDraw.
Если макросы Word и Excel — это ваша среда обитания, то часть X повысит ваш уровень знаний о них. В ней также приведены концепции VBA и инструкции о создании пользовательской библиотеки макросов и мини-программ, использование которых значительно увеличит производительность приложений.
Независимо от того, устанавливаете вы Office на один компьютер или на несколько сотен, все необходимые инструкции о проведении этой процедуры вы найдете в приложении, приведенном в конце книги.
Соглашения, используемые в книге
В книге используются специальные соглашения, которые помогут вам извлечь максимальную пользу из нее, а также из самого пакета Office. Эти соглашения рассматриваются в следующих разделах.
Специальные шрифты и начертание
Для обозначения терминов и других специальных объектов в книге используются следующие шрифты.
Комбинации клавиш объединяются знаком "плюс". Если две или несколько клавиш нужно нажать одновременно, то названия этих клавиш объединяются знаком "плюс". Например, чтобы вызвать диалоговое окно Завершение работы программы в Windows 98, нужно использовать комбинацию клавиш <Ctrl+Alt+Del>. Это означает, что клавиши <Ctrl>, <Alt> и <Del> нужно нажать одновременно. Названия последовательно нажимаемых клавиш отделяются запятыми. Например, чтобы отобразить диалоговое окно открытия файла, необходимо нажать <Alt, A, J>. Иначе говоря, сначала нужно нажать и отпустить клавишу <Alt>, затем нажать и отпустить клавишу <A>, и наконец, нажать и отпустить клавишу <J>. В большинстве случаев предполагается, что для работы в Windows 98 и Office используется мышь.
Изучая программы пакета Office, вы обнаружите, что некоторые из средств эффективно использовать в любых документах, а некоторые — только после выполнения предварительных операций. В конце каждой главы вы найдете раздел, в котором будут описываться средства и новые методы работы, сочетание которых позволяет значительно повысить производительность приложения.
Повсеместно по всей книге вам будут встречаться советы, примечания, перекрестные ссылки и информация об устранении неполадок, обозначенные специальными пиктограммами. Эти элементы книги предоставляют очень полезную информацию, с которой, в зависимости от вашего уровня знаний, вы уже знакомы.
В каждой главе встречаются ссылки на другие разделы этой главы или на разделы других глав. Эти ссылки укажут вам, в каком месте книги приведена информация, связанная с рассматриваемым вопросом. В перекрестных ссылках указаны название раздела, страница и глава, в которой содержится такая информация.
На прилагаемом к книге компакт-диске вы найдете главы 46-56 настоящей книге, которые содержат описания новых для пакета Office программ — Publisher, FrontPage и PhotoDraw. Кроме того, компакт диск содержит пакет дополнительных утилит, разработанные авторами книги, которые позволяют эффективнее и проще выполнять привычные задачи. Кроме того на этом компакт-диске расположены дополнительные сервисные программы сторонних производителей.
Подробности в главе 1 на с. 40 раздел "Получение справочной информации".