Введение
Я считаю, что мне очень повезло: я работаю с Outlook с момента выпуска Outlook 97. Следить за разработкой Outlook я начал еще тогда, когда эта программа находилась в эмбриональном состоянии (ранние версии Outlook 97), и продолжал в период ее детства (выпуск Outlook 97), отрочества (Outlook 98), юности (Outlook 2000) и, наконец, зрелого возраста (Outlook 2002). В настоящей книге я пытаюсь всесторонне рассмотреть Outlook 2002, чтобы предоставить читателю возможность воспользоваться всеми преимуществами этого программного продукта.
Каково назначение Outlook
О такой программе, как Outlook, писать довольно сложно, поскольку разным людям она предлагает различные возможности. Например, вы можете использовать Outlook только в качестве диспетчера персональной информации PIM (Personal Information Manager), т.е. наиболее эффективны средства для ведения календаря, списка контактов и задач.
Кроме того, эту программу можно использовать для отправки и получения электронной почты, доступа к Web и участия в группах новостей Internet. Если вы работаете в компании или рабочей группе, то можете использовать Outlook в качестве клиента Exchange Server - системы компании Microsoft, предназначенной для обмена сообщениями и совместной работы, отправки и получения электронной почты, а также совместного использования данных различных типов.
В первых главах книги описано, как использовать Outlook в том виде, в котором вы получаете программу прямо после установки, без каких-либо настроек. Затем речь пойдет о том, как настроить Outlook в соответствии с вашими потребностями и предпочтениями. Очень просто, в интерактивном режиме вы сможете изменить меню и существующие панели инструментов, а также создать новые. Помимо всего прочего, вы сможете превратить Outlook в основную среду рабочего стола, заменив ею стандартный рабочий стол Windows.
Отдельная глава посвящена тому, как использовать возможности Outlook для создания специализированных приложений, которые могли бы использовать встроенные средства Outlook для взаимодействия с другими приложениями Office и совместимыми с этим пакетом.
Если вы новый пользователь Outlook, следует приступить к работе с программой без внесения каких-либо изменений. После того как вы освоитесь с Outlook на этом уровне, потратьте некоторое время на изучение возможностей по настройке интерфейса пользователя; узнайте, как можно просто и достаточно быстро изменить интерфейс Outlook таким образом, чтобы он в наибольшей степени соответствовал вашим предпочтениям. Вы можете, например, изменить формы Outlook (окна, используемые для ввода и отображения информации).
Компания Microsoft и другие организации разработали много встраиваемых и дополнительных компонентов Outlook - некоторые из них доступны совершенно бесплатно, другие являются условно бесплатными, а третьи представляют собой практически полноценные коммерческие приложения. Некоторые из этих компонентов могут оказаться весьма подходящими для ваших потребностей, поэтому вам не придется создавать собственные дополнительные компоненты.
Что нового в Outlook 2002
Позвольте начать с того, что же в Outlook 2002 не ново. Outlook 2002 использует те же самые форматы хранения данных, что и Outlook 97, Outlook 98 и Outlook 2000. Если вы работали с предыдущей версией Outlook, то можете без проблем перейти к Outlook 2002. В большинстве случаев вы сможете свободно обмениваться данными с пользователями любой из четырех версий Outlook.
Список улучшений, появившихся в Outlook 2002, слишком обширен, чтобы подробно рассматривать его во введении, однако некоторые из них я все же отмечу. Многие улучшения касаются и других приложений офисного пакета Office XP.
Одно из наиболее серьезных улучшений, которое вы заметите в Outlook 2002, - интегрированная среда электронной почты. Вам больше не придется выбирать соответствующий вариант установки программы. Вы можете работать с учетными записями электронной почты Internet, Exchange Server и Hotmail. Вы также сможете использовать Outlook в качестве клиента других систем обмена сообщениями, включая Lotus Notes, если установите соответствующие транспортные протоколы сторонних производителей.
Средства оповещения теперь представлены в более удобном формате. В предыдущих версиях Outlook, например, каждое напоминание отображалось в отдельном окне, а следовательно, при использовании нескольких напоминаний вам приходилось переключаться между окнами. В Outlook 2002 все напоминания отображаются в одном окне, что значительно удобнее.
Если вы используете Outlook в качестве клиента Exchange, то наверняка применяете ее возможности при планировании встреч. В Outlook 2002 эти возможности значительно улучшены. Теперь, получая приглашение на встречу, вы сможете немедленно ответить на него, добавив предложение о переносе времени встречи.
Область просмотра, предназначенная для просмотра сообщений и встреч без их открытия в отдельном окне, также подверглась изменениям. В Outlook 2002 вы можете дважды щелкнуть на адресе на области просмотра, чтобы увидеть его свойства. Если вы получили сообщение с вложением, в области просмотра это вложение представляется отдельным значком; теперь вы можете открывать вложения прямо в области просмотра. При получении сообщения с приглашением на встречу область просмотра теперь предлагает кнопки Accept (Принять) и Decline (Отклонить), которыми вы можете воспользоваться, даже не открывая сообщение.
Это лишь малая толика наиболее заметных улучшений, которые появились в Outlook 2002. Практически каждое из этих улучшений рассматривается в настоящей книге.
Поддержка операционных систем
Outlook 2002, как и другие приложения Office XP, работает под управлением следующих операционных систем:
Windows 98;Windows Me;Windows NT (с установленным Service Pack 6a или более поздней версии);Windows 2000;Windows XP.Обратите внимание на то, что приложения Office XP не предназначены для работы под управлением Windows 3.x, Windows 95 или Windows NT 3.5x.
Более подробные сведения о системных требованиях вы найдете в приложении А, "Установка и поддержка Outlook 2002".
Для кого предназначена настоящая книга
Эта книга предназначена для всех, кто использует или планирует использовать Outlook 2002. Применяя Outlook в том виде, в котором получаете ее после установки, вы найдете ответы на массу вопросов, время от времени возникающих при работе. С другой стороны, используя Outlook как среду разработки, вы найдете все сведения, которые более нигде не доступны или которые очень сложно найти. Ну а большинство пользователей Outlook, находящихся между этими двумя крайностями, найдут настоящую книгу источником весьма полезных сведений, к которому следует достаточно часто обращаться.
Подробные упражнения, касающиеся выполнения различных задач при работе с Outlook, помогут лучше разобраться с этой программой.
В книге предполагается, что вы достаточно хорошо знакомы с одной или несколькими версиями Windows, а также обладаете опытом работы с одним из приложений Office, например Word.
Как организована книга
Настоящая книга состоит из семи основных частей, семи приложений и словаря.
- Часть I. "Основы Outlook"
В двух главах первой части книги предлагаются сведения о том, как работает Outlook, и о различных способах запуска этой программы.
- Часть II. "Отправка и получение сообщений электронной почты"
В главе 3, "Управление учетными записями электронной почты", речь идет о настройке учетных записей Outlook таким образом, чтобы можно было отправлять и получать сообщения электронной почты, используя серверы различных типов. В главе 4, "Отправка сообщений", описывается создание и отправка сообщений электронной почты. В главе 5, "Получение сообщений", рассматриваются вопросы, касающиеся получения сообщений электронной почты. В главе 6, "Доступ к Internet", вы найдете массу сведений об использовании Outlook для доступа к Internet.
- Часть III. "Использование Outlook как диспетчера личной информации"
В этой части содержится материал, касающийся управления разными типами личной информации.
- Главы 7 и 8 - Contacts (Контакты) (люди и организации).
- Главы 9 и 10 - Calendar (Календарь) (встречи, события и собрания).
- Глава 11 - Tasks (Задачи) (задачи, созданные вами для себя, задачи, созданные вами для других, а также задачи, созданные другими для вас).
- Глава 12 - Journal (Дневник) (записи о проделанной работе).
- Глава 13 - Notes (Заметки) (обычно временная информация).
Кроме того, в главе 14, "Работа с папками Outlook", описаны особенности сохранения информации программой Outlook в отдельных папках, а также управление этими папками. Из материала главы 15, "Использование Outlook для работы с файлами Windows", вы узнаете об использовании Outlook для управления файлами Windows.
- Часть IV. "Организация элементов Outlook"
Эта часть содержит пять глав, рассматривающих управление Outlook на вашем компьютере, а также управление информацией, сохраненной с помощью Outlook.
- Глава 16, "Использование шаблонов Outlook". Вы познакомитесь с шаблонами Outlook; они позволят вам сэкономить массу времени.
- Глава 17, "Поиск и организация элементов Outlook". Зачем сохранять информацию, если нет возможности потом ее найти? Узнайте о мощных средствах Outlook, предназначенных для поиска информации.
- Глава 18, "Импорт и экспорт элементов Outlook". Outlook поддерживает много разных форматов данных, в которые вы сможете как экспортировать информацию, так и импортировать ее из них.
- Глава 19, "Сжатие папок и архивация элементов Outlook". Если вы не освоите приемов, описанных в настоящей главе, Outlook очень быстро займет все пространство, доступное на жестком диске вашего компьютера.
- Глава 20, "Использование категорий и типов элементов". Приобретите привычку присваивать категорию всем элементам Outlook, чтобы иметь возможность их сортировки и группировки. Типы элементов позволяют вам расширить возможности использования такого средства Outlook, как Journal (Дневник).
- Часть V. "Использование Outlook как клиента Exchange Server и других информационных систем"
В нескольких главах настоящей части речь идет об использовании Outlook в качестве клиента серверов электронной почты.
- Глава 21. Здесь вы найдете общие сведения о системах обмена сообщениями.
- Главы 22-24. В этих главах рассматривается настройка и использование Outlook в качестве клиента Microsoft Exchange Server.
- Часть VI. "Настройка Outlook"
Эта часть познакомит вас с разнообразными способами настройки внешнего вида и параметров работы Outlook в интерактивном режиме.
- Глава 25, "Настройка панели Outlook". Вы сможете настроить параметры стандартной панели Outlook Bar (Outlook) таким образом, чтобы на ней содержались кнопки для быстрого доступа к папкам Outlook, средствам Windows, файлам и Web-страницам.
- Глава 26, "Настройка панелей команд". Вы сможете настроить строку меню, а также меню и панели инструментов Outlook в соответствии со своими предпочтениями.
- Глава 27, "Настройка параметров Outlook". Вы узнаете об использовании различных элементов диалогового окна Options (Параметры) программы Outlook.
- Глава 28, "Создание и использование правил". Правила преимущественно используются для автоматизации отправки и получения электронной почты.
- Глава 29, "Настройка окна Outlook сегодня". Из настоящей главы вы узнаете о разнообразных способах настройки окна Outlook Today (Outlook сегодня). Здесь содержатся полезные сведения об использовании HTML для настроки этого окна.
- Глава 30, "Настройка списка папок". Вы не ограничены набором стандартных папок Outlook. Эта глава посвящена вопросам создания и организации собственных папок.
- Глава 31, "Создание представлений и стилей печати". Вы узнаете о различных способах изменения представлений информации, поддерживаемых Outlook, а также о создании новых представлений. Кроме того, научитесь управлять печатью в Outlook.
- Часть VII. "Вопросы безопасности"
В этой части содержится всего одна глава (глава 32, "Безопасная работа с Outlook"), в которой рассматриваются вопросы обеспечения безопасности информации Outlook. Помимо этого, предлагаются сведения о получении и использовании сертификатов для проверки подлинности и шифрования сообщений электронной почты Internet и intranet.
Приложения
В книге содержится семь приложений.
- Приложение А, "Установка и поддержка Outlook 2002". Вы, вероятнее всего, устанавливаете Outlook как компонент Office XP. В настоящем приложении описывается изменение параметров первоначальной установки.
- Приложение Б, "Файлы, папки, поля и разделы реестра Outlook". Вы узнаете о том, где Outlook сохраняет сведения и настройки.
- Приложение В, "Значки Outlook". Outlook использует символы для идентификации информации об элементах. Большинство символов перечислены в настоящем приложении.
- Приложение Г, "Ресурсы Outlook". Здесь рассматриваются дополнительные компоненты и возможности, доступные для Outlook.
- Приложение Д, "Комбинации клавиш Outlook". Большая часть книги посвящена описанию работы с Outlook и выполнения различных операций с помощью мыши. Перечисленные в настоящем приложении комбинации клавиш позволят работать с Outlook намного эффективнее.
- Приложение Е, "Работа с реестром Windows". Большинство параметров Outlook сохраняются в реестре Windows. В настоящем приложении описано, как добраться до этих параметров и как изменить их при необходимости.
- Приложение Ж, "Расширение возможностей Outlook". Большинство читателей будут использовать Outlook в первозданном виде. Поэтому в книге речь шла только о таких изменениях, которые можно внести с помощью выбора параметров диалоговых окон программы. Однако, если вы используете Outlook как среду разработки, я раскрою вам тайны создания форм, написания кода на Visual Basic Scripting Edition для расширения возможностей форм, а также использования Visual Basic for Applications для расширения основных возможностей Outlook.
Об авторе
Гордон Падвик (Gordon Padwick) - консультант, который специализируется на приложениях Microsoft Office и Visual Basic. Помимо обучения пользователей Microsoft Office, Гордон создает собственные приложения для этого пакета. Он отдает работе с компьютерами больше времени, нежели инженерному делу, менеджменту и технической поддержке пользователей вместе взятым, а с Windows работает с момента ее представления компанией Microsoft, т.е. уже 12 лет.
Гордон Падвик автор или соавтор множества книг о Windows и других программных продуктах для персональных компьютеров, в том числе Использование Microsoft Office 97 Professional. Специальное издание, Microsoft Office 97 User Manual, Special Edition Using Microsoft Office 97, Building Integrated Office Applications, Using Microsoft Outlook 98, Platinum Edition Using Microsoft Office 97, Platinum Edition Using Microsoft Office 2000, Special Edition Using Microsoft Outlook 2000, Programming Microsoft Outlook 2000 и Creating Microsoft Access 2000 Solutions.
После окончания Лондонского университета Гордон закончил аспирантуру и получил ученую степень в области компьютерных наук и коммуникаций. Кроме того, он является сотрудником Института инженеров по электротехнике и электронике IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers).
Посвящения
Кети, моей жене, музе и лучшему другу.
Гордон Падвик
Благодарности
Писать благодарности для новой книги - одно из самых любимых моих занятий, и тому есть две причины. Во-первых, это последнее действие, которое выполняется уже после окончания работы над книгой, а потому можно немного расслабиться - проект завершен... Во-вторых, это возможность оглянуться на последние несколько месяцев и еще раз поблагодарить всех тех, кто помогал мне в работе над книгой.
Прежде всего я хотел бы поблагодарить технических редакторов Патрицию Кардоза (Patricia Cardoza) и Милли Стейплс (Milly Staples). Они тщательно проверили и откорректировали все, что я написал, и дали множество рекомендаций. Спасибо, Патриция и Милли, я с удовольствием назвал бы вас техническими советниками, а не редакторами.
Хотелось бы также выразить благодарность многим сотрудникам компании Microsoft, которые занимались разработкой Outlook, а также тем из них, кто отвечал на мои вопросы.
Спасибо редактору Стефани Мак-Комб (Stephanie McComb), за то что она руководила моей работой от начала до конца. Немало усилий приложил и Ник Гоетс (Nick Goets). Благодарю тебя, Ник, за помощь в организации четкой структуры книги, а также за постоянное внимание к моей работе. Спасибо сотрудникам издательства Que Publishing; и хотя имена многих из них мне неизвестны, это не мешает отметить, что они совершили самое настоящее чудо, превратив написанный мною текст в книгу за удивительно короткий срок.
Как всегда, хочу особо поблагодарить свою жену Кети за ее поддержку и внимание во время работы над книгой. Она посвятила мне все выходные дни, которые я проводил за компьютером. Я смог закончить работу над книгой только благодаря Кети.
